Un ERP, qu’est-ce que c’est ?

L’ERP (Enterprise Ressources Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un logiciel permettant de structurer l’organisation d’une entreprise en centralisant les données et les fonctions de gestion de l’entreprise.

Un système ERP comporte différents modules correspondants chacun à une fonction de l’entreprise : Gestion financière et comptable, gestion des stocks, des achats, des ventes, des ressources humaines, gestion de production. Les données partagées sont ainsi centralisées et commune à l’entreprise et les interfaces standardisées, permettant d’éviter les « fichiers doublons » récurrents dans la gestion de l’entreprise au quotidien.

L’ERP, un outil à la base réservé aux grands groupes

Les avantages de l’ERP sont nombreux et ont été très largement adoptés par les grandes entreprises (les 500 plus grandes entreprises françaises ont toutes mises en place un ERP) mais la difficulté de mise en place et le coût financier de cette dernière freine de nombreuses PME au choix de l’adoption d’un progiciel.

Ces dix dernières années l’implantation d’un système ERP dans une entreprise demandait la mise en place de lourds coûts de service (installation d’un serveur, besoin de personnels formés pour le support de l’outil).

Le SaaS a changé la donne

Le développement du cloud a permis de favoriser la mise en place d’outil ERP pour les PME, les coûts de mise en service ont été considérablement réduits. Il est possible aujourd’hui de trouver des logiciels à moins de 20€/mois/utilisateurs.

De nos jours, les TPE/PME peuvent donc elles aussi profiter des nombreux avantages que propose un ERP :

  • La facturation pourra, en plus d’apparaitre comme plus professionnelle, s’adapter à chaque client en fonction des préférences de ce dernier.
  • Les documents financiers seront standardisés et respecteront les règles comptables, ce qui permettra un audit plus simple en cas de contrôle.
  • Le progiciel permettra de gérer plus facilement les stocks, les feuilles de temps ainsi que le système de notes de frais.
  • L’ERP permettra enfin d’utiliser la comptabilité de l’entreprise pour améliorer le contrôle interne.
  • Il permettra à terme de se focaliser sur les tâches de production et gagner du temps sur les tâches administratives.

Alors faut-il que les TPE/PME s’équipent d’un ERP ?

L’évolution des technologies de l’information a généré de profonds changements pour les entreprises et particulièrement pour les PME qui n’ont souvent pas les ressources nécessaires pour suivre les mutations multiples de l’informatique.

Ces révolutions continues ont une incidence sur la gestion des ressources humaines, la gestion commerciale, et bien sur la gestion de la comptabilité.

Un logiciel ERP peut être est la solution la plus acceptable pour développer la souplesse de son entreprise dans cette situation changeante et proposer sans cesse des services plus attrayants à ses clients.

Néanmoins, le projet ERP reste un centre de coût important, certes bien que moindre que lors de la décennie précédente.

L’analyse seul du coût de licence serait une erreur, il reste à évaluer le coût de la préparation, de la sélection du logiciel ainsi que de celui de son paramétrage. Et enfin la mise en place des moyens nécessaires à l’adoption du progiciel, effectivement l’utilisateur final sera au cœur de la réussite du projet de mise en place en tant que producteur de la donnée de base.

La mise en place d’un ERP doit donc venir soutenir la mise en place de la stratégie existante et en aucun cas être mise en place sans stratégie associé.